Qué requisitos debe tener una factura válida: datos obligatorios y errores comunes

Una factura mal hecha puede costarte dinero: el cliente no podrá deducirse el IVA y Hacienda puede considerarla defectuosa. Por eso conviene conocer qué debe incluir, aunque uses un programa que la genere automáticamente.

Datos obligatorios

• Número y, en su caso, serie. La numeración debe ser correlativa, sin saltos.
• Fecha de expedición y, si es distinta, fecha de la operación.
• Datos del emisor: nombre o razón social, NIF y domicilio.
• Datos del cliente: nombre o razón social, NIF y domicilio.
• Descripción de la operación, con el detalle suficiente para identificar el servicio o producto.
• Base imponible, tipo de IVA aplicado y cuota resultante, con el total a pagar.
• Si la operación está exenta o no sujeta, la referencia a la norma que lo justifica.

La retención de IRPF

Si eres profesional y facturas a otra empresa o autónomo, la factura debe incluir una retención de IRPF. El porcentaje general es del 15 %, con un tipo reducido durante los primeros años de actividad. Si facturas a un particular, no se aplica retención.

Factura simplificada

El «ticket» es una factura simplificada. Está permitida, con menos datos, para importes de hasta 400 euros (el límite sube en ciertos sectores, como comercio minorista y transporte). No incluye los datos del cliente salvo que los pida.

Cuándo emitirla

En principio, en el momento de realizar la operación. Si el cliente es empresario o profesional, puedes emitirla como máximo el día 16 del mes siguiente a aquel en que se devengó el impuesto.

Cuánto tiempo conservarla

Hacienda exige conservarlas durante el plazo de prescripción, cuatro años, y el Código de Comercio llega a seis años para la contabilidad. Lo más seguro es guardarlas seis.

Errores frecuentes

1. Olvidar el NIF o el domicilio del cliente.
2. Saltarse la numeración o repetir números.
3. Aplicar mal el tipo de IVA o la retención.
4. No emitir factura rectificativa cuando hay que corregir un error: no se «borra» una factura ya emitida, se rectifica con otra.

La normativa sobre sistemas de facturación y su verificación ha ido fijando fechas de aplicación distintas. Consulta en la Agencia Tributaria qué obligaciones te afectan según tu actividad.

Con tus facturas ordenadas, cumplirás mejor el calendario fiscal de cada trimestre.

Por qué importa tanto una buena factura

Una factura mal hecha no solo puede ser rechazada por tu cliente: también puede impedirte deducir el IVA o el gasto, o provocarte una sanción. Por eso conviene fijarse desde el principio. No tiene que ser complicada, pero debe tener los datos que exige el reglamento de facturación.

Qué debe llevar una factura completa

• Número de factura, correlativo, y serie si usas más de una.
• Fecha de emisión y, si es distinta, fecha de la operación.
• Datos del emisor: nombre y apellidos o razón social, NIF y domicilio.
• Datos del cliente: nombre o razón social, NIF y domicilio. Si es otro autónomo o empresa, son obligatorios; si es un particular, puede bastar el nombre.
• Descripción de lo que se factura, con cantidad y precio unitario.
• Base imponible, tipo de IVA y cuota de IVA, y el total.
• Retención de IRPF, si procede, indicando el porcentaje y el importe.

IVA y retenciones: cuándo aparecen

Si facturas a una empresa o a otro autónomo, normalmente repercutes IVA. Hay actividades exentas, como ciertos servicios sanitarios o educativos. Si eres profesional, debes aplicar retención de IRPF a quien te contrata siendo empresa; el tipo habitual es del 15 %, y del 7 % durante los tres primeros años de actividad (siempre que cumplas los requisitos). Esa retención la ingresa el cliente por ti y la descuentas luego en tu declaración. Para no equivocarte, repasa tu régimen y consulta al gestor o a la Agencia Tributaria.

Factura simplificada o ticket

Para importes pequeños o ventas minoristas, se permite la factura simplificada, con menos datos. Es válida para comercio al por menor, pero si tu cliente es una empresa y quiere deducirse el IVA, pedirá la completa. Guarda siempre el ticket de tus compras con los datos del proveedor.

Factura electrónica

La factura electrónica está en proceso de extenderse y será obligatoria entre empresas y profesionales. Si usas un programa de facturación, comprueba que cumple la normativa vigente. Y recuerda que una factura enviada en PDF por correo es válida si el cliente la acepta, aunque los requisitos de formato cambiarán.

Errores muy comunes

1. Saltar números o cambiar el orden. La numeración debe ser correlativa y sin huecos.
2. Olvidar la retención cuando corresponde, y tener que reclamar o devolver después.
3. No guardar copia durante el plazo legal, que son cuatro años como mínimo.
4. Emitir con datos incorrectos del cliente, que impiden la deducción.

Una buena práctica es usar plantillas o un programa sencillo. Y recuerda que los datos de tus facturas van a alimentar los modelos trimestrales y tu cuota de la Seguridad Social, así que cualquier error se arrastra.

Esta guía es informativa y puede no reflejar cambios recientes en la normativa. Verifica requisitos, cuantías y plazos en la web del organismo oficial antes de realizar cualquier trámite.