Gastos deducibles para autónomos: qué puedes desgravar y qué no

Un autónomo paga impuestos sobre lo que gana, no sobre lo que factura. La diferencia son los gastos de la actividad, y cuanto mejor los controles, menos pagarás. Pero ojo: no todo lo que pagas es deducible, y una deducción mal aplicada puede salir cara en una inspección.

Las condiciones para que un gasto cuente

1. Que esté relacionado con tu actividad.
2. Que esté justificado con factura válida a tu nombre o razón social. Un ticket normal no vale para deducir IVA, aunque en algunos casos sirve para el IRPF.
3. Que esté contabilizado en tus libros.
4. Que sea razonable y pagado por un medio rastreable cuando se superen ciertos importes.

Para entender qué lleva una factura, repasa la guía de facturas válidas.

Gastos habituales que suelen aceptarse

• Cuota de autónomos: la de la Seguridad Social es deducible. Mira cómo se calcula en la guía de cuota por ingresos reales.
• Gestoría y asesoramiento: contabilidad, impuestos, asesoría legal.
• Seguros de la actividad: responsabilidad civil, local, salud en ciertos límites.
• Alquiler del local, comunidad y suministros de ese local.
• Material y herramientas que uses para trabajar.
• Software, dominios, hosting y servicios en la nube.
• Formación relacionada con tu actividad.
• Publicidad y marketing.
• Comisiones bancarias de la cuenta usada en la actividad.

Trabajar desde casa

Si usas parte de tu vivienda como oficina, puedes deducir una parte de los suministros (luz, agua, gas, internet) proporcional a los metros cuadrados afectos a la actividad, con un límite del 30 % sobre esa proporción. Para ello, la vivienda debe ser tu domicilio y una parte debe dedicarse exclusivamente al trabajo. Además, puedes deducir parte del IBI, la comunidad y los intereses de la hipoteca, en proporción a los metros afectos. Es una deducción que genera dudas y revisiones, así que conviene documentarla bien y declararlo en el modelo censal.

Vehículo

El coche es uno de los gastos más discutidos. En general, un turismo solo es deducible al 100 % si lo dedicas exclusivamente a la actividad (taxis, autoescuelas, comerciales con rutas, etc.). Para el resto, un uso mixto es difícil de justificar y Hacienda suele rechazarlo, aunque hay excepciones y criterios que se han ido flexibilizando para los vehículos de reparto o de representantes. Hazlo con cuidado y asesórate.

Dietas y manutención

Los gastos de manutención en desplazamientos tienen límites diarios, diferentes en España y en el extranjero, y exigen pago electrónico. Para los autónomos, solo se admiten cuando se producen en un establecimiento de restauración y se cumplen esos requisitos. Los gastos de comidas en tu propia localidad habitual no suelen ser deducibles.

Gastos que NO suelen aceptarse

• Gastos personales: ropa, ocio, alimentación del día a día.
• Multas y sanciones.
• Gastos sin factura o con factura a nombre de otra persona.
• Regalos de elevada cuantía sin justificación comercial.

Cómo organizarte

Guarda las facturas escaneadas por trimestre, usa una cuenta separada para la actividad y anota cada semana lo que gastas. Así llegarás sin sustos a los modelos trimestrales. Si empiezas ahora, consulta antes cómo darte de alta. Y si la actividad crece, mira si te conviene seguir como autónomo o pasar a sociedad limitada.

Preguntas frecuentes

¿Puedo deducir mi móvil? Si lo usas para la actividad, puedes deducir la parte proporcional. Si es de uso mixto, justifícalo con criterio.

¿Y la ropa de trabajo? Solo si es específica (uniformes, EPIs), no la ropa de calle.

¿Los gastos de comidas con clientes? Pueden ser deducibles como gastos de representación, con límites y justificación del motivo.

¿Cuánto tiempo guardo las facturas? Al menos cuatro años, aunque conviene guardarlas seis por seguridad mercantil.

El orden manda

La clave está en la costumbre: una carpeta digital por trimestre, nombres de archivo con la fecha y el proveedor, y revisión mensual. Con esa disciplina, el trimestre se cierra en una hora.

Esta guía es informativa y puede no reflejar cambios recientes en la normativa. Verifica requisitos, cuantías y plazos en la web del organismo oficial antes de realizar cualquier trámite.